Pourquoi un formulaire d’inscription ?
La participation à une activité d’animation, à un stage ou à une formation nécessite une inscription, même si l’activité est gratuite. Les informations recueillies ont plusieurs utilités :
- Accueillir au mieux le/la participant-e sur place
- Gérer les documents administratifs de type Attestation demandées par le/la participant-e (ou ses parents)
- Communiquer les informations organisationnelles sur l’activité au/à la participant-e (ou ses parents)
- Communiquer les informations légales aux institutions externes qui subventionnent et /ou agréent Youplaboum
- Informer des activités futures organisées par Youplaboum via l’envoie d’une newsletter, notamment.
Qui gère ces informations ?
En tant qu’organisateur, Youplaboum reçoit et gère vos informations.
Une partie des informations est communiquée à l’équipe d’encadrement. Il s’agit d’informations indispensables à un accueil de qualité comme les données de contact, les informations médicales ou tout autres informations précisées comme telles dans le formulaire.
Aucune donnée n’est revendue ou communiquée vers des acteurs externes.
Comment sont stockées les informations fournies ?
Les données sont encodées dans un fichier informatique centralisé dont les accès de consultations et de modifications sont restreints de manière individuelle selon les besoins de chaque travailleur.
Chaque travailleur de l’équipe de Youplaboum signe une Déclaration de confidentialité qui engage sa responsabilité.
En outre, nous prenons toutes les précautions raisonnables pour nous assurer que vos données sont protégées contre toute divulgation ou accès non autorisé, la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération ou toute autre forme de traitement illicite. Ces précautions incluent des mesures appropriées de sécurité physique de notre bureau, un accès contrôlé aux systèmes informatiques, ainsi que l’utilisation d’une connexion internet sécurisée lors de la collecte de données personnelles.
Combien de temps Youplaboum conserve les informations que vous lui fournissez ?
Les données sont supprimées au 31 décembre de l’année qui suit la dernière participation. Nous gardons néanmoins à titre d’archives les informations exigées par les institutions externes qui nous agréent et/ou nous subventionnent pendant 5 ans (ONE et FWB). Les informations nécessaires sont conservées au-delà des 5 ans sauf demande écrite formelle.
Qui pouvez vous contacter concernant l’utilisation des vos données et exercer vos droits ?
Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, le droit de rectifier toute donnée inexacte ou incomplète et le droit de demander que le traitement de vos données soit restreint dans les conditions définies par le RGPD ou effacées si vous considérez que vos données ont té traitées de façon illicite ou si vous vous opposez au traitement de vos données pour des raisons légitimes en rapport avec votre situation particulière.
Pour exercer ces droits, veuillez envoyer un mail à info@youplaboum.be précisant votre demande accompagnée d’une copie R/V de votre carte d’identité.
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles ou si vous souhaitez soumettre une remarque ou une plainte, veuillez envoyer un mail à la même adresse.